Parttime Projectsecretaris – Rowica Services BV – Den Haag Centrum

Lever je graag als projectsecretaris een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van de voortgang van onze klant? Dan hebben wij de geschikte vacature met veel afwisseling en verantwoordelijkheid in een dynamische omgeving voor jou. Je gaat jouw skills inzetten om samen met anderen het gewenste resultaat te boeken.

De opdracht; Het in kaart brengen en houden van voortgang in overleg met en ter ondersteuning van het programma- en procesmanagement:

Je komt te werken voor het programma Digitaal Magazijn van onze klant de Koninklijke Bibliotheek. Jouw belangrijkste taken zijn het in overleg met en ter ondersteuning van het programma- en projectmanagement in kaart brengen en houden van voortgang door het:

• Actueel houden van planningen.
• In kaart brengen van de vorderingen in relatie tot de planningen.
• Het in kaart brengen en houden van het budget en de uitputting daarvan.
• De voortgangs- en status rapportages die moeten worden opgesteld voor te bereiden.
• Het onderhouden en bewaken van het risico-logboek, een issue-logboek.
• Het voorbereiden van change-voorstellen.
• Het bewaken van de voortgang van reviews en kwaliteitstoetsen.
• Het notuleren, opstellen en bewaken van besluiten- en actielijsten die in de verschillende programmaen projectoverleggen.
• Het voorbereiden van de formele overleggen binnen het programma (bijvoorbeeld Board meetings en projectleidersoverleg) voor het voorbereiden van de agenda, het verzamelen en verspreiden van de stukken, et cetera.
• Het voorbereiden en onderhouden van de communicatie vanuit het programma- en de projecten.

De eisen:

• Een Hbo-opleiding of een MBO+ met ruime aantoonbare ervaring.
• Ervaring met zowel ondersteunend (secretarieel, facilitair) werk als inhoudelijke ervaring op het op het gebied van vergelijkbare projecten.
• Affiniteit met ICT, erfgoed en/of innovatie is zeer wenselijk.

Je bent een professional:
Die de merites van het project snel begrijpt, deze vertaalt naar de organisatie en snel kan schakelen. De projectsecretaris die wij zoeken heeft een professionele, zakelijke houding, is flexibel, kan snel schakelen, is zorgvuldig, communicatief vaardig, dienstverlenend/klantgericht en heeft een pro-actieve houding. Verder is een goede samenwerking voor jou een primaire voorwaarde voor het boeken van de gewenste resultaten. Je wilt op alle fronten een hoge kwaliteit leveren en bent in staat om complexe omgevingen te structureren. Je gaat een uitdaging niet uit de weg, bent open minded, sociaal vaardig en stressbestendig. Vanwege het element notuleren is een behoorlijk verslag kunnen schrijven belangrijk. Kortom; Een echte spin in het web met gevoel voor prioriteiten!

Ons aanbod; Een uitdaging die zorgt voor een verbreding van jouw potentiele markt:

Een uitdagende en verantwoordelijke rol met veel afwisseling bij een dynamische organisatie. Een opdracht die zorgt voor een verbreding van jouw potentiele markt en een bijdrage levert aan jouw verdere persoonlijke ontwikkeling. Spreekt het bovenstaande je aan, dan ben jij de persoon die wij zoeken! Aanvragen kunnen ingediend worden t/m 11-07-2018.